Agile-офис для компании, которой важны коммуникации и сотрудники
Как франчайзи-партнер крупной сети ресторанов с нуля построил большой agile-офис c мультимедийным комплексом и комфортными условиями для работы сотен сотрудников в одном из деловых центров Москвы.
Результаты проекта:
- 1300 м2 — площадь построенного agile-офиса
- 350 сотрудников компании вмещает новое офисное пространство
- 8 переговорных комнат, 4 кабинета руководителей, 2 зоны ресепшн, 2 лаундж-зоны, коворкинг и кафетерий оснащены мультимедийным оборудованием
- Решения 12 вендоров использовались для реализации мультимедийной части проекта
- ~100 предприятий
- >10 регионов страны
- 8 000 сотрудников работают в региональных предприятиях компании
Цель проекта
В среднем, компании меняют офис и переезжают не так часто ― примерно раз в 5–10 лет. Поэтому для заказчика проекта новый офис ― это не рядовая задача, а инвестиция в будущее. Помимо того, что новый офис должен быть настолько технологически современным, чтобы не требовать обновления хотя бы несколько лет, для компании было важно вывести на новый уровень коммуникацию между сотрудниками — а они управляют почти сотней предприятий более чем в 10 регионах России, и сеть будет расширяться.Особые требования
Интерьер нового офиса сделан профессиональным дизайн-бюро в соответствии с корпоративным стилем бренда заказчика. Поэтому все мультимедийное оборудование должно было лаконично вписываться в оформление офиса. А еще мультимедийные решения должны быть совместимы с системами, которые уже используются сотрудниками: Microsoft Teams для коммуникации и Space Pass для бронирования рабочих мест в коворкингах.Вопрос компетенций
Создание agile-офиса ― это сложный комплексный проект, который требует технических компетенций во многих направлениях, начиная от инженерных систем и заканчивая ИТ-инфраструктурой. Чтобы оптимизировать затраты, руководство компании решило выбрать отдельных подрядчиков на установку различных подсистем — сети Wi-Fi, системы видеонаблюдения, структурированных кабельных систем и электрики, системы кондиционирования, мультимедийных решений и др. Всего в проекте было задействовано более 10 различных организаций.Для реализации подобных проектов привлекают ИТ-интеграторов, у специалистов которых есть экспертиза по внедрению решений в различных отраслях, а также понимание специфики совместимости оборудования разных вендоров.
Если у компании нет готового технического задания, то тут пригодится опыт ИТ-интегратора, который может предложить техническое решение с учетом уже реализованных проектов. Все это есть у «Инфосистемы Джет», поэтому наша команда из 15 человек и реализовывала проект по мультимедийному оснащению будущего agile-офиса
Строим agile-офис
Для выполнения мультимедийной части проекта эксперты ИТ-компании подготовили и согласовали с заказчиком задание для смежных подрядчиков. Задание включало в себя план размещения точек подключения электропитания и сети передачи данных в помещениях офиса. Это необходимо для дальнейшего монтажа мультимедийного оборудования в соответствии с проектом.В рамках проектирования наша команда подготовила исполнительную документацию, а также разработала программу и методику испытаний. Документация понадобится заказчику для дальнейшей эксплуатации и обслуживания мультимедийных систем, а также поиска неисправностей и модернизации.
В итоге команда «Инфосистемы Джет» спроектировала аудиовизуальный комплекс, который включает оборудование 12 разных вендоров и состоит из следующих подсистем:
- Подсистема видеоконференцсвязи (ВКС). Предназначена для проведения видеоконференций и презентаций в режиме реального времени.
- Подсистема видеоотображения информации. Отвечает за формирование и отображение видео на ЖК-панелях.
- Подсистема обработки, коммутации, распределения и усиления звука. Предназначена для озвучивания проводимых в помещениях мероприятий, воспроизведения звука от удаленных участников видеоконференций и источников презентации на акустической системе.
- Презентационная система с беспроводным подключением. Предназначена для демонстрации документов и изображений на экранах в режиме реального времени с различных устройств (поддерживает операционные системы Windows, MacOS и Android).
- Беспроводная система конференцсвязи. Предназначена для проведения сеансов ВКС на ПК сотрудника с использованием аудиовизуального оборудования помещения, а также для проведения беспроводных презентаций.
- Подсистема мультимедийной коммутации. Предназначена для маршрутизации аудио/видеосигналов между источниками и приемниками аудио/видеоинформации в помещениях.
- Подсистема резервирования помещений. Предназначена для мониторинга статуса помещений и резервирования переговорных комнат.
- Подсистема управления. Предназначена для централизованного управления оборудованием всего аудиовизуального комплекса в офисе.
Мультимедиа для гибкого офиса
Согласно утвержденной дизайн-концепции, весь офис был разделен на восемь зон:- коворкинг;
- переговорные комнаты;
- две зоны ресепшн;
- две лаундж-зоны;
- лекторий;
- кафетерий.
Такой подход ускоряет процесс создания дополнительных офисных помещений и упрощает работу сотрудников. Если все помещения офиса оборудованы по единому стандарту с использованием одинакового оборудования, специалисты компании уже умеют с ним работать. Им не придется тратить время на настройку работы этого оборудования в новых помещениях.
Одним из вызовов этого проекта стало создание лаундж-зоны с колонной посередине. Специалисты «Инфосистемы Джет» спроектировали специальную инсталляцию из дисплеев, которая крепилась к колонне с четырех сторон. Это дает возможность транслировать видео, презентации, инфографику и другой контент с углом обзора 360 градусов ― зрителям видна информация из любой точки лаундж-зоны. Такие видеоколонны могут также использоваться для внутрикорпоративных коммуникаций, к примеру, для анонса совещаний, поздравлений сотрудников с днем рождения или навигации по офису.
Сложности проекта: новый дизайн, трудности логистики и общая координация
В процессе реализации проекта команда ИТ-компании столкнулась с рядом трудностей. Через некоторое время после разработки дизайн-концепции офиса заказчик решил кардинально поменять подход к оформлению интерьера и нанял другое дизайн-бюро.На тот момент уже была разработана проектная документация и закуплено всё мультимедийное оборудование. После создания нового дизайна офиса команде проекта пришлось экстренно менять техническое решение. Благодаря большому опыту внедрения мультимедийных комплексов и активному участию представителей заказчика специалисты «Инфосистемы Джет» оперативно адаптировали проектное решение под новый интерьер офисного пространства.
Офис заказчика находится в большом высотном бизнес-центре, в котором арендуют помещения несколько десятков компаний. Это вызывало определенные сложности с логистикой: в рабочее время очередь на использование грузового лифта здания может достигать нескольких часов.
«Специалистам нашей команды приходилось согласовывать с заказчиком время доставки и разгрузки мультимедийного оборудования, поэтому большая часть решений доставлялась в офис ночью, ― рассказывает Яков Шапиро, руководитель направления видеоконференцсвязи и мультимедийных систем «Инфосистемы Джет». ― Сложности еще добавлял тот факт, что у проекта не было генерального подрядчика, который бы контролировал работу всех участников процесса. Для координации работы всех подрядных организаций проводились общие еженедельные совещания».